Etwa ein Drittel der Neueinstellungen verlassen vor dem Ende der Probezeit das Unternehmen. Das ist ein klarer Appell, die eigene Onboarding-Strategie zu überdenken. Was können Sie tun, um Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erfolgreich einzugliedern? Sie können bis zu 50% mehr Produktivität bei neuen Mitarbeitenden durch gelungenes Onboarding erreichen, laut eine Studie der Society for Human Resource Management. Das Onboarding neuer Mitarbeiter stellt also einen entscheidenden Prozess in einem Unternehmen dar. Aber wie sieht ein gut gelungenes Onboarding aus, und wie können Sie dazu beitragen, diesen Onboarding-Prozess so erfolgreich wie möglich zu gestalten? Mit diesem Thema beschäftigt sich unser Artikel. Er wird den Unterschied zwischen gutem und schlechtem Onboarding aufweisen, und Ihnen Tipps für ein erfolgreiches Onboarding geben.
Warum erfolgreiches onboarding so bedeutungsvoll ist
Onboarding: Definition und Bedeutung
Onboarding bezeichnet den systematischen Prozess, mit dem neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ein Unternehmen eingeführt werden. Es ist wichtig zu beachten, dass dieser Prozess nicht erst dann beginnt, wenn der Mitarbeiter zum ersten Mal durch die Eingangstür geht. Das Onboarding beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag und setzt sich in den ersten Wochen und Monaten fort. Ein professionelles Onboarding umfasst zwei Elemente:
- Die fachliche Einarbeitung in die neuen Aufgaben.
- Die soziale Integration in das Team. Dazu gehört auch, dass man dem Mitarbeiter hilft, die Kultur und die Werte des Unternehmens zu verstehen
Verlauf eines Onboardings
Ein gutes Onboarding verläuft in der Regel in folgenden Schritten:
- Preboarding: Die Vorbereitung bevor der Mitarbeiter im Unternehmen ist.
- Orientierungsphase: Die Einführung in das Unternehmen und die neuen Aufgaben.
- Integrationsphase: Dabei geht es nicht um soziale Integration, sondern mehr um die Bildung des neuen Teammitglieds sowie das Setzen von Zielen, das Messen des Erfolges und das Feedback.
Ein Onboarding dauert in der Regel mehrere Monate. Die Dauer des Onboardings ist nicht direkt mit der Dauer der Probezeit verbunden.
Neue Mitarbeitende verstehen
Wir haben alle mal zum ersten Mal in einem Unternehmen gearbeitet. Was haben wir da gespürt? Die meisten werden mit Stress gekämpft haben, und mit der Angst, es könnte vieles missglücken. Viele werden sich vor dem ersten Arbeitstag stundenlang mit folgenden Fragen beschäftigt haben:
- Wie werden bloß die neuen die Kolleginnen und Kollegen sein? Sind diese Leute nett zu mir? Werde ich ins Team passen?
- Hoffentlich komme ich mit der neuen Rolle gut klar. Werde ich das wirklich schaffen? Werde ich überlastet sein? Was ist, wenn ich die Aufgabenbereiche nicht beherrsche?
- Dieser Arbeitgeber ist in einem ganz neuen Bereich tätig. Ist das wirklich was, das ich verstehen werde?
- Was mache ich, wenn es nicht klappt? Gehe ich einfach wieder und suche woanders mein Glück?
- Was mache ich, wenn dieses Unternehmen mich nicht behalten will? Muss ich dann schon wieder einen neuen Job suchen?
Kennen Sie das? Sie sind da nicht allein. Wenn Sie dem Mitarbeiter positive Antworten auf diese Fragen bringen werden, wird es zahlreiche Vorteile geben
Vorteile eines erfolgreichen Onboardings-Prozesses
Laut einer Gallup-Studie waren nur 12% der Neueinstellungen mit ihrem Onboarding-Prozess sehr zufrieden. Das ist bedauernswert denn ein gelungenes Onboarding bringt zahlreiche Vorteile:
- Bindung an das Unternehmen: Man kann ein Unternehmen lieben, wie auch hassen. Ein gutes Onboarding stärkt die langfristige Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen.
- Motivation: Ein erfolgreiches Onboarding führt zu einer höheren Motivation und Zufriedenheit der neuen Teammitglieder. Das wirkt sich positiv auf das gesamte Team aus.
- Niedrigere Fluktuationsraten: Etwa ein Drittel der neuen Mitarbeiter verlassen laut mehreren Studien das Unternehmen noch vor dem Ende der Probezeit. Ein gelungenes Onboarding reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende das Unternehmen frühzeitig verlassen. Dadurch werden auch Kosten erheblich gesenkt.
- Einarbeitungszeit: Ein gut gelungenes Onboarding verkürzt die Einarbeitungszeit für neue Mitarbeitende. Dementsprechend können neue Kollegen schneller produktiv werden und sich als wertvolle Mitglieder des Unternehmens fühlen, die Fortschritt bringen.
- Integration: Darüber hinaus fördert ein gutes Onboarding die soziale Integration innerhalb des Teams, was die Zusammenarbeit verbessert und die Unternehmenskultur stärkt.
- Wertevermittlung: Ein gelungenes Onboarding hilft dem neuem Teammitglied, die Unternehmenskultur und die Werte zu verstehen. Wenn ihm die Werte nahgelegt werden, wird es diese Werte sich zu Herz nehmen können.
- Unternehmensimage: Die Arbeitgebermarke wird gestärkt
- Kostensparnis: Die oben genannten Punkte bringen deutlich mehr Gewinn, als ein komplettes Onboarding an Ausgaben braucht.
Das Onboarding neuer Mitarbeitenden spielt also eine entscheidende Rolle in der Personalstrategie eines Unternehmens. Unternehmen müssen sich also bewusst sein, dass ein schlechtes Onboarding genauso schlecht ist wie die Resultate, die es bringt.
Die Vorbereitung eines Onboardings
Onboarding ist daher von zentraler Bedeutung, aber welche Schritte müssen Sie konkret gehen?
Obwohl ein Onboarding theoretisch am ersten Arbeitstag beginnt, ist es notwendig sich schon lange vor diesem Tag vorzubereiten. In der ersten Phase der Vorbereitung müssen Führungskräfte und Personalverantwortliche dafür sorgen, dass alle notwendigen Materialien und Hilfsmittel zur Verfügung stehen, um das neue Teammitglied am ersten Tag willkommen zu heißen.
Eine Checkliste organisiert den Onboarding-Prozess
Für eine erfolgreiche Gestaltung des Onboarding-Prozesses ist es wichtig, dass das Unternehmen sich genauer mit der Zeitperiode beschäftigt, die der Mitarbeiter im Unternehmen verbringen wird. Man muss sich im Voraus überlegen, was der neue Kollege während den ersten Tagen und Monaten erleben wird. Eine Checkliste kann helfen, den Prozess systematisch zu gestalten und alle wichtigen Aspekte zu berücksichtigen.
Administrative Aufgaben frühzeitig erledigen
Einen neuen Kollegen einzustellen bedeutet zwangsläufig viele administrative Kopfschmerzen. Nach der Vertragsunterzeichnung ist wichtig, soviel administrative Aufgaben zu erledigen wie möglich, bevor der Mitarbeiter kommt. So wird der bereits sehr volle Kalender des Mitarbeiters nicht noch mehr überlastet. Außerdem entsteht dadurch ein erster Kontakt zwischen dem neuen Mitarbeiter und dem Team, das bereits vor Ort ist.
Die Rolle des Teams im Onboarding neuer Mitarbeiter
Es ist wichtig, dass das gesamte Team am Onboarding-Prozess teilnimmt. Sobald also in einer Abteilung nach einer Stelle gesucht wird, muss das ganze Team darüber informiert werden. Damit entsteht das Gefühl, dass das gesamte Team am Rekrutierungsprozess beteiligt ist. Dazu gehört auch, dass intern kommuniziert werden muss, um anzukündigen, dass ein neuer Mitarbeiter bald dem Team beitreten wird. Das ganze Team muss wissen, wie gehandelt werden muss, um den neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen. Es muss auch klar sein, wie der neue Mitarbeiter das Unternehmen verändern wird, und wie sich dies auf die Aufgabenbereiche auswirken wird.
Den neuen Arbeitsplatz vorbereiten
Wichtig für erfolgreiches Onboarding ist ebenfalls, dass der Arbeitsplatz vorbereitet wird. Dazu gehört, dass dem Mitarbeiter ein Büro zur Verfügung gestellt werden muss, mit allen nötigen Elementen zur Arbeit. Auf seinem Computer müssen bereits alle wichtigen Tools vorhanden sein, damit er theoretisch ab dem ersten Tag effizient arbeiten kann.
Kommunikation: Eine Notwendigkeit im Onboarding-Prozess
Ebenfalls ist es empfehlenswert, mehrere Dokumente zu erstellen, die dem Mitarbeiter das Unternehmen vorstellen sollen. Folgende Elemente müssen dabei vorhanden sein.
- Allgemeine Vorstellung des Unternehmens
- Organigramm des Unternehmens
- Erklärung der Werte des Unternehmens
- Vorstellung der Produkte und/oder Dienstleistungen des Unternehmens
- Ggf. Vorstellung der Aufgabenbereiche des Mitarbeiters im Unternehmen
- Vorstellung der benutzten Werkzeuge im Unternehmen (Microsoft 365, CRM usw)
- Erklärung der Regelungen bezüglich Urlaub oder Spesenabrechnung z.B
Diese Dokumente können dem Mitarbeiter entweder vor dem ersten Arbeitstag oder am ersten Arbeitstages gegeben werden.
Orientierungsphase: Die ersten Arbeitstage des neuen Mitarbeiters
Die soziale Integration: Ein wichtiger Punkt des Onboarding-Prozesses
Der erste Tag ist in der Regel der eindruckvollste Tag, den der Mitarbeiter im Unternehmen erleben wird. Für ein erfolgreiches Onboarding ist es also wichtig, dass der erste Eindruck möglichst gut verläuft. Die Integration neuer Teammitglieder benötigt, dass man eine Willkommensatmosphäre vorfindet und sich sofort wohl fühlt.
Die erste Prioriät bei der Ankunft des neuen Mitarbeiters ist die Vorstellung des Unternehmens. Zu diesem Zweck kann es helfen, den Mitarbeiter durch seinen neuen Arbeitsplatz zu führen und ihm die verschiedenen Abteilungen vorzustellen.
Ein freundliches Treffen mit den Teams und der Geschäftsführung ist dafür eine große Hilfe. Der Mitarbeiter soll sich von Anfang an integriert fühlen und verstehen, dass sich die anderen freuen, ihn im Team zu haben. In diesem Kontext kann man Teambuilding-Aktivitäten organisieren oder auch ein gemeinsames Mittagessen. Darüber hinaus können auch ein Mentor oder erfahrene Kollegen zugeteilt werden, die als Ansprechpartner fungieren und Fragen beantworten. Durch die soziale Interaktion mit den anderen soll der neue Kollege nicht nur die anderen Mitarbeiter, sondern auch die Unternehmenskultur und die Werte entdecken.
Für das soziale Vernetzen ist es am besten, wenn der Mitarbeiter für die ersten Tage auf Remote Onboarding verzichtet. Das ist natürlich nur eine generelle Regel, die man nicht bei jedem einzelnem Unternehmen gleich gut anwenden kann, und die man bei Bedarf im weiteren Verlauf des Onboardings ändern kann.
Fachliche Einarbeitung sicherstellen
Soziale Beziehungen sind ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens, aber das Hauptziel bleibt natürlich, den wirtschaftlichen Erfolg zu gewährleisten. Um die Einarbeitung möglichst erfolgreich zu gestalten, kann wieder die Checklist helfen, die auch als Einarbeitungsplan dient. In der ersten Woche sollte eine umfassende Einführung in die Strukturen und Prozesse des Unternehmens erfolgen, um den neuen Mitarbeitern eine Orientierung zu bieten. Dazu gehören u.A. die Tools und Vorgehensweisen für die Arbeit im Unternehmen.
In diesem Kontext ist es wichtig, dass auch die wirtschaftlichen Aspekte des Unternehmens vorgestellt werden:
- Was sind die Produkte und Dienstleistungen im Unternehmen?
- Was ist die Tätigkeit des Unternehmens?
- Wer macht was? Wer ist der richtige Ansprechpartner im Unternehmen für verschiedene Fragen?
- Was sind die Unternehmensziele?
- Welche Rolle soll der neue Mitarbeiter spielen? Was ist seine Verantwortlichkeit?
- Wie ist die wirtschaftliche Situation des Unternehmens?
- Andere Informationen bezüglich Sozialversicherung, Zugang zum Unternehmen usw
Man muss vorichtig sein, den Mitarbeiter nicht mit Informationen zu überfluten. Der neue Mitarbeiter wird Wochen brauchen, um die Vorgehensweisen gut zu beherrschen.
Heute gibt es übrigens digitale Plattformen die helfen können, diesen Prozess zu beschleunigen.
Das neue Teammitglied verstehen
Darüber hinaus ist es auch wichtig, sich genauer mit dem Mitarbeiter selbst zu beschäftigen, um eine Zusammenarbeit aufzubauen, die genau für ihn angepasst ist. Jeder Mitarbeiter ist anders. Man muss also für jeden ein personalisiertes Management finden. Natürlich wird man mit der Zeit sowieso immer besser seine neuen Mitarbeiter verstehen. Es ist allerdings sinnvoll, ein Gespräch bereits am ersten Tag durchzuführen, um allgemeine Kenntnisse zum neuen Mitarbeiter zu gewinnen. Dadurch kann man von Anfang an, relativ angepasstes und reibungsloses Management bringen und man spart böse Überraschungen:
- Was sind die Stärken und Schwächen des Mitarbeiters? So kann man erkennen, wo man viele Erwartungen haben kann und wo weniger.
- Was sind seine eigenen Ziele?
- Hat er klare Erwartungen an das Unternehmen?
- Wie geht er mit Stress oder Überforderung um?
- Welchen Umgang will er mit den Kollegen haben?
- Wie möchte er, dass sein Manager mit ihm umgeht? Will der Mitarbeiter lieber schriftliche Vorschriften oder mündliche Vorschriften usw.
Klare Ziele und Erwartungen sind für die ersten Wochen unerlässlich, um dem Mitarbeiter Orientierung zu bieten.
Integrationsphase: Die weiteren Schritte des Onboardings erfolgreich gestalten
Die Bedeutung der Probezeit
Nachdem die Grundlage für das Onboarding gelegt wurde, wird der Mitarbeiter sich idealerweise konsequent integrieren können und anfangen, konkrete Resultate zu zeigen.
Am Ende der Probezeit kann eine umfangreiche Integrationsbilanz hilfreich sein. Das Ende der Probezeit soll allerdings nicht unbedingt heißen, dass der Onboarding-Prozess zu Ende ist. Ein Onboarding-Prozess geht normalerweise auch nach der Probezeit weiter und kann in manchen Fällen ein Jahr dauern.
Feedback und Evaluation: Ein wichtiger Teil des Onboarding-Prozesses
Ein Schlüsselpunkt für erfolgreiches Onboarding sind regelmäßige Feedbackgespräche. Das Feedback muss in beide Richtungen gehen und ermöglichen, die zukünftige Beziehung kontinuierlich anzupassen. Ein Feedback kann in der Anfangszeit einmal pro Woche geschehen. Am besten nimmt sowohl ein Personalverantwortlicher, wie auch ein Manager teil. Auf der Art kann der Manager erkennen wie das Unternehmen wahrgenommen wird und wie er dem Mitarbeiter helfen kann, besser in der neuen Arbeitsumgebung zurechtzukommen. Ebenfalls kann der Manager so dem Mitarbeiter erklären, wie er sich verbessern kann. Das Feedback sollte idealerweise die Meinung des gesamten Teams berücksichtigen, und nicht nur die Sichtweise des Managers.
Die Rolle der Führungskraft beim Onboarding neuer Kolleginen und Kollegen ist nicht zu vernachlässigen. Sie ist nicht nur für die fachliche Einarbeitung verantwortlich, sondern auch für die Förderung einer positiven Unternehmenskultur. Durch regelmäßige Interaktionen und Feedbackgespräche kann die Führungskraft das Vertrauen der neuen Teammitglieder gewinnen und deren Integration unterstützen.
Schulung als Notwendigkeit für einen gelungenen Onboarding-Prozess
Da das Ziel des Onboardings ist, langfristig ein kompetentes neues Teammitglied eingestellt zu haben, ist es wichtig, dass der neue Mitarbeiter von den anderen Mitarbeitern ausgebildet und unterstützt wird. In dem Rahmen ist es wichtig, dass er Schulungen und Workshops durchgeht, um besser mit dem Unternehmen und dessen Tätigkeiten befasst zu sein. Bei den ersten Aufgaben die er erledigt, ist es ideal wenn ein erfahrener Kollege den neuen Mitarbeiter begleitet. Das hilft um dessen Kompetenzen zu erkennen, aber auch um ihm zu helfen, an Kompetenzen zu gewinnen. Mit der Zeit wird sich der neue Mitarbeiter immer mehr zu einem begabten Mitarbeiter entwickeln, der sowohl sozial wie auch fachlich ein wichtiger Bestandteil des Unternehmens wird.
FAZIT
Ein gelungenes Onboarding ist weit mehr als ein freundlicher Empfang am ersten Arbeitstag – es ist ein strategischer Prozess, der die Grundlage für langfristige Mitarbeiterbindung, schnellere Produktivität und ein starkes Wir-Gefühl im Unternehmen legt.
Ein gutes Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag und reicht über die fachliche Einarbeitung hinaus. Es umfasst ebenso die soziale Integration, das Vermitteln von Werten und Kultur sowie die persönliche Begleitung durch Vorgesetzte und Kollegen. Führungskräfte, Personaler und Manager nehmen hierbei eine Schlüsselrolle ein: Sie gestalten nicht nur den Einstieg ins Unternehmen, sondern prägen die Motivation und Identifikation des neuen Mitarbeiters mit dem Unternehmen entscheidend.
Wer sich die Zeit nimmt, den Onboarding-Prozess sorgfältig vorzubereiten, ihn strukturiert und durch regelmäßiges Feedback begleitet, schafft die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit die jahrelang dauern kann.
Sind Sie selber oft mit dem Onboarding neuer Teammitglieder konfrontiert? In diesem Rahmen können Coaching oder Change-Management helfen, diesen Prozess so erfolgreich wie möglich zu gestalten. Als Human Resources Experte mit jahrelanger Erfahrung in der Karrierebegleitung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
