LA NOUVELLE RÉGLEMENTATION EUROPÉENNE EST ENTRÉE EN VIGUEUR LE 25 MAI DERNIER. UNE PROBLÉMATIQUE SUPPLÉMENTAIRE POUR LES COMMERCIAUX ! ALORS QUELS SONT LES ENJEUX ET CONSÉQUENCES POUR LES COMMERCIAUX ?
Tout d’abord, le RGPD, c’est quoi exactement ? Qu’est-ce qu’on met en place ? Et on commence par quoi ? Qu’est-ce que ça change pour les commerciaux ? Et pour les clients ? Et les prospects ?
Le RGPD, on en a beaucoup entendu parler. On l’a compris, le Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles a pour but de sécuriser et protéger les données personnelles gérées par les entreprises. Si votre entreprise gère, stocke, déplace des données personnelles, elle est forcément concernée. En tant que prospect, client et même collaborateur, vous êtes en droit de consulter gratuitement les données personnelles qu’une entreprise peut avoir en sa possession. Mais vous pouvez également exiger des explications sur leur utilisation ou encore demander à les supprimer.
EN TANT QU’ENTREPRISE, QU’EST-CE QU’ON FAIT ? ON COMMENCE PAR QUOI ?
Tout d’abord, on commence par sensibiliser les collaborateurs à la nouvelle réglementation et à les rendre attentifs aux risques liés à son non-respect. De manière générale, les entreprises commencent par désigner un DPO (Data Protection Officer). Ce délégué à la protection des données personnelles est chargé de s’assurer que l’entreprise est en conformité avec le cadre légal relatif aux données personnelles. C’est également lui qui sera l’interlocuteur privilégié pour toutes les questions relatives au RGPD, que ce soit au niveau des collaborateurs, des clients, des fournisseurs bref, tout interlocuteur dont l’entreprise pourrait posséder des données personnelles. Le service juridique de l’entreprise est d’ailleurs souvent mis à contribution.
ET ENSUITE, PAR OÙ ON ATTAQUE ?
Pour pouvoir mettre en place des actions de mise en conformité, il faut commencer par faire un état des lieux de la situation actuelle : on identifie où se trouvent les données personnelles au sein de l’entreprise, qui les traite, de quelle façon et dans quel but.
Après, il faut également distinguer les données personnelles des données dites « sensibles ». Celles à caractère personnel concernent toutes les informations relatives à une personne identifiée ou identifiable : nom, prénom, e-mail, téléphone, photo, etc., leur collecte, bien que très encadrée est légale.
Les données sensibles ont trait à l’origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, religieuses, l’appartenance syndicale, la santé ou la vie sexuelle. Sauf consentement ou cas particulier, la collecte et le traitement de ces données sont interdits.
Au sein d’une entreprise, on va généralement retrouver les données personnelles dans le CRM. Là encore, ce dernier doit pouvoir répondre aux exigences du RGPD relatives au consentement, à la traçabilité des modifications, au droit d’accès, droit à la portabilité, à l’oubli, traitements d’anonymisation. Par exemple, dans le cas de zones de champs libres, afin d’éviter les commentaires non conformes, on peut utiliser des outils automatiques de type data mining ou text-mining. Ces solutions vont permettre d’identifier toute saisie inappropriée, qui pourra ainsi être détectée et corrigée en temps réel.
ET POUR LES COMMERCIAUX, ÇA CHANGE QUOI ?
Ça change qu’une collecte de données sur un client ou un prospect va devoir s’accompagner d’un certain nombre d’informations. Pour être en conformité, les commerciaux devront être transparents sur le traitement de ces données.
L’IMPACT SUR LES CLIENTS ET LES PROSPECTS
Loin de n’être qu’une contrainte lourde pour les entreprises, le nouveau règlement peut être une réelle opportunité pour nouer des relations plus qualitatives avec les clients et les prospects. En effet, la digitalisation et les nouvelles technologies ont permis aux entreprises de collecter un volume considérable de données, à tel point qu’il est presque impossible de toutes les contrôler. En entrant en vigueur, le RGPD exige de signaler aux clients et prospects l’utilisation faite de leurs données personnelles. Une transparence qui traduit la confiance et le professionnalisme de l’entreprise, et est donc bénéfique dans la relation client-fournisseur.
